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Cambiando la manera de organizar sus reuniones

Presentamos XLMeetings. Una solución que ayuda a las organizaciones a gestionar reuniones excelentes.

Presentamos XLMeetings. Una solución que le ayudará a organizar reuniones excelentes.

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Para muchos de nosotros organizar una reunión es cuestión de llamar o escribir un email a un grupo reducido de personas y concretar fecha y hora. Para otras personas, es un infierno de organización. Este tipo de personas son los responsables de comunicación de las organizaciones que manejan comités, consejos de administración o reuniones multitudinarias; organizaciones como Asociaciones Sectoriales, Ayuntamientos, Clústers, etc…

Esto es algo que detectamos junto con un aliado de nuestra compañía, al ver cómo organizaban las reuniones con muchas personas de distintas organizaciones y además les suministran documentación antes y después de esas reuniones para que las mismas fueran más productivas. Visto así, en un principio parecía un problema sencillo. 

Pensemos un poco en ello… organizarlas, comunicarlas, remitir documentación previa, comprobar listas provisionales de asistencia, generar avisos de confirmación de asistencia, recordar a los invitados lugar de la reunión, comunicar cambios de lugar de la reunión, remitir documentación previa, actas de la reunión, convocar próxima reunión relacionada…

Además, al usar diferentes soluciones para la comunicación con sus asociados, dedicaban mucho tiempo y cometían inevitables errores humanos al utilizar múltiples herramientas, viviendo en una especie de mini caos más o menos resuelto por el esfuerzo humano.

Nace XLMeetings

Fruto de una definición conjunta, creamos una solución que permite organizar las actividades de proyectos, comités…y comunicarlo al asociado y/o colaborador que necesita disponer de esa información evitándole barreras para acceder a la información, seguro pero sin poner barreras de contraseñas. Además, evidenciamos que este es un problema generalizado en este tipo de organizaciones, por lo que no tiene sentido que cada una de ellas desarrolle su solución a medida.

Esta solución es hoy una realidad comercial, y su nombre es XLMeetings.

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Para ponérselo más fácil ademas de evitarle contraseñas y búsquedas innecesarias, pensamos en que actualmente muchas veces miramos la información desde nuestros dispositivos de movilidad creando una solución pensada para estos dispositivos para actuar de forma táctil.

Como la comunicación unidireccional es coja, ideamos que el cliente pudiese interactuar, confirmando de manera fácil su asistencia a las reuniones, pudiendo actuar sobre nuevos intereses y creando un vinculo de relación, sin necesidad de intervención humana por parte del Cluster, sus asociados y colaboradores.

Siempre vimos la solución con la perspectiva de tener un doble cliente, el Cluster y por otro lado sus asociados a los cuales debía facilitarles todas las pequeñas tareas de forma sencilla e intuitiva ( integración con su calendario, lugar de asistencia, documentación asociados) y tan importante como esto darles su información, no bombardearles con temas que no son de su interés y que no hacen más que restar interés por involucrarse en las actividades propuestas.

Los ahorros de tiempo que ha supuesto para el Cluster la implantación de Xlmeetings y la mejora en la comunicación de sus actividades a sus asociados y colaboradores ha aportado valor no solo económico a sus resultados, también una mayor participación de los asociados en las actividades que organiza el Custer y un incremento de satisfacción de todos sus asociados.



Una solución de satisfacción

Por eso nos gusta hablar de Xlmeetings como una solución de satisfacción y no de comunicación ya que ha generado satisfacción no solo al equipo de trabajo de los Clusters que ya lo han implantado, si no también lo que es más importante a sus asociados,colaboradores, y por qué no decirlo, a Webalianza como aliada en el desarrollo.

Así mismo, vemos como una vez más el Software se convierte en un catalizador del cambio en las organizaciones, introduciendo mejoras en procesos en los que parecía que no cabía innovación, pero que cambian radicalmente tras introducir el software como elemento de la ecuación.

Hoy en día ya cuenta con más clientes, se ha convertido en un standard para  las Asociaciones y Clusters que desean ofrecer una comunicación exquisita a sus asociados.

Si desea obtener más información acerca de XLMeetings, no dude en contactarnos.

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